به منظور ساماندهی و اتخاذ رویه ای واحد در مورد انتخاب،تغییر،حذف کلمات زائد و اصلاح غلط های املایی مربوط به نام، مسئولین ذیربط در ادارات ثبت احوال می باید وفق مواد 3 و 20 قانون ثبت احوال و مفاد دستورالعمل ذیل اقدام نمایند.
الف- انتخاب نام:
1- در صورتی که نام انتخابی اعلام کننده در فرهنگ نام و نام گزینی ( آخرین ویراش) و یا مجموعه های تکمیلی نام های مناسب سازمان درج شده باشد، انتخاب آن بلامانع خواهد بود.
2- چنانچه نام انتخابی از زمره نامهای مندرج در منابع بند <<1>> نباشد نام جدید در کمیته مشورتی نام استان و سازمان مطرح و بررسی خواهد شد.
3- کمیته مشورتی نام استان با توجه به شیوه نامه (موضوع بند ب) این دستورالعمل نسبت به بررسی نام انتخاب شده اقدام و اعلام نظر می نماید. اداره کل استان مکلف است نظر کمیته را به اداره کل امور سجلی و پژوهش سازمان اعلام نماید.
4- اداره کل امور سجلی و پژوهش نام های رسیده از اداره کل استان ها را به کمیته مشورتی نام سازمان ارسال می نماید.
5- نتیجه نهایی راجع به نام های بررسی شده در کمیته مشورتی سازمان پس از اخذ نظر معاون حقوقی و سجلی توسط اداره کل امور سجلی و پزوهش به ادارت کل ثبت احوال ذیربط ابلاغ خواهد شد.
ب- نحوه تشکیل و شیوه نامه کمیته های مشورتی بررسی نام:
1- در اجرای بند <<2>> بخش الف این دستورالعمل کمیته ای تحت عنوان <<کمیته مشورتی نام سازمان>> در اداره کل امور سجلی و پژوهش سازمان و کمیته ای تحت عنوان <<کمیته مشورتی نام استان>> در هر یک از ادارات کل ثبت احوال استان تشکیل خواهد شد.
2- کمیته مشورتی نام سازمان با مسئولیت معاون حقوقی و سجلی سازمان و در غیاب او مدیر کل امور سجلی و پژوهش و عضویت معاون پژوهشی اداره کل امور سجلی و پژوهش ، دو نفر از کارشناسنان خبره آن اداره کل در امور نام، یک کارشناس امور حقوقی،یک کارشناس ثبت احوال امور خارجه و سه نفر از اعضای هیئت دانشگاه ها در رشته های مرتبط (زبان و ادبیات فارسی، زبان و ادبیات عرب، زبانشناسی یا زبان های باستانی و ...) تشکیل می شود.
3- کمیته مشورتی نام استان به ریاست و عضویت مدیرکل، معاون حقوقی و سجلی، یک نفر کارشناس امور سجلی ، یک نفر کارشناس حقوقی و سه نفر از اعضای هیئت علمی دانشگاه ها در رشته های مزبور در بند <<2>> تشکیل خواهد شد.
4- در صورت ضرورت، کمیته های مشورتی نام می توانند از سایر کارشناسان خبره در امور نام بدون حق رای استفاده نمایند.
5- ریاست هریک از کمیته های مشورتی نام می باید یک نفر کارشناس را به عنوان دبیر کمیته انتخاب نماید.
6- دبیر کمیته مشورتی نام موظف است پس از وصول نام های پیشنهادی، با توجه به منابع و مآخذ معتبر، واژه ها را بررسی و با قید فراوانی پسر و دختر برای هر واژه (که از پایگاه اطلاعات جمعیت کشور استخراج می شود) فهرست آنها را به همراه نتایج بررسی قبل از تشکیل جلسه برای هریک از اعضای کمیته ارسال نماید.
7- کمیته های مشورتی نام، باید نام های پیشنهادی را از حیث قوانین و مقررات و سایر امور از قبیل ریشه شناسی ( اتیمولوژی)، معنا شناسی، آوا شناسی، موسیقی واژه، فرهنگ قومی و منطقه ای، عرف و اعتقادات دینی، فراوانی، مناسب بودن (رعایت مفاد بند پ این دستوالعمل) و جنسیت مورد بررسی قرار داده و راجع به هر نام ، طی نمونه های شماره 1 و 2 اظهار نظر نمایند.
8- جلسات کمیته های مشورتی نام با ترکیب حداقل دو نفر از اعضای هیئت علمی دانشگاه و نصف به علاوه یک سایر اعضا تشکیل خواهد شد و رای اکثریت ملاک خواهد بود.
9- کمیته های مشورتی نام استان مکلفند در پایان هر ماه گزارش ماهانه نام های بررسی شده را برابر نمونه شماره 3 تهیه و از طریق مدیر کل استان به اداره کل امور سجلی و پژوهش ارسال نمایند.
10- سازمان ثبت احوال می تواند بر حسب شرایط عملکرد کمیته های مشورتی نام استان ها، اختیارات کمیته مشورتی نام سازمان را به کمیته های نام استان های واجد شرایط تفویض نماید.
پ- تغییر نام:
1- نام هایی که در تعارض با ارزش ها و اعتقادات اسلامی یا ملی است. مانند: نمرود، اهریمن، ضحاک و ...
2- نام های مرکب نامناسب و مهجور که عرفاَ یک نام محسوب نمی شوند. مانند: شهره مشهور به ثریا
3- عنوان (عناوین ) که عبارتست از واژه یا واژه هایی که مقام یا منصب یا میزان تحصیلات کسی را نشان می دهد. مانند: شهردار، فرماندار، دکتر، وکیل و ...
4- لقب (القاب) عبارتست از اسم یا صفت که معمولا برای بزرگداشت به نام کسی اضافه می کنند یا به جای نام او بکار می برند. مانند:امین الدوله، ملک الدوله، حاجیه سلطان و حاجی آقا.
5- نام های نامناسب:
1-5- نامه هایی که فاقد ویژگی نام و معنای مناسب باشند. مانند: آفت، عذاب.
2-5- نام هایی که معرف صفات مذموم و مغایر با ارزش های انسانی و منزلت اجتماعی است. مانند: چاکر، افسرده.
3-5- نمونه نام های قابل تغییر عبارتند از اسامی مندرج در دو جلد مجموعه نام های تغییر یافته ( به تفکیک دختر و پسر) که ضمیمه این دستور العمل می باشد (ضمیمه های شماره 1 و 2 ). سایر نمونه نام های قابل تغییر توسط معاونت حقوقی و سجلی تهیه و ارسال خواهد شد.
6- نام های مغایر با جنس. مانند: آرش برای دختر و نسرین برای پسر و ...
7- نام کسانی که به موجب تبصره 6 ماده 20 ق.ث.ا با تائید مراجع ذیصلاح به دین مبین اسلام مشرف شده باشند.
8- کسانی که به موجب قانون تابعیت دولت جمهوری اسلامی ایران را کسب می نمایند.
9- نام افراد همنام در خانواده: مانند: برادر با برادر، پدر با پسر، خواهر با خواهر، مادر با دختر.
10- تغییر نام اقلیت های دینی شناخته شده در قانون اساسی جمهوری اسلامی با رعایت اصول کلی این دستور العمل تابع زبان و فرهنگ دینی آنان است.
ت- حذف کلمات زائد از اسامی:
1- حذف کلمات زائد از نام اشخاص مشروط به مناسب بودن بخش باقیمانده از طریق هیئت حل اختلاف بلامانع می باشند.
2- فهرست نمونه های کلمات زائد قابل حذف از اسامی مناسب ضمیمه این دستورالعمل می باشد ( ضمیمه شماره 3). سایر نمونه های کلمات زائد قابل حذف از اسامی توسط معاونت حقوقی و سجلی تهیه و ابلاغ خواهد شد.
3- واژه <<عبد>> کماکان در نامگذاری اشخاص همراه با اسامی و صفات ذات باریتعالی مورد استفاده قرار می گیرد و حذف آن از اسامی و صفات مذکور نظیر : عبدالرحمان، عبدالرحیم، عبدالخالق، عبدالصمد و ... مجاز نمی باشد.
4- حذف واژه << عبد >> و << غلام >> از نام معصومین علیهم السلام بلااشکال خواهد بود.
5- حذف ماه های قمری از نام افراد مشروط به مناسب بودن بخش باقیمانده بلامانع می باشد.
6- چنانچه بعد از حذف کلمه زائد از نام متقاضی ، نام باقیمانده همنام با سایر افراد خانواده گردد متقاضی می باید نسبت به انتخاب نام مناسب دیگری اقدام نماید.
ث- اصلاح غلط های املایی:
1- تصحیح نام افراد از حیث اشتباه های نگارشی و غلط های املایی با توجه به دستور خط فارسی بلامانع است.
2- فهرست نمونه غلط های املایی همراه با صورت صحیح واژه های مزبور به تفکیک دختر و پسر ضمیمه می باشد ( ضمیمه های شماره 4 و 5 ). معاونت حقوقی و سجلی سایر نمونه های غلط های املایی را تهیه و به ادارات کل استان ها ارسال خواهد نمود.
ج- گردش کار:
1- ادارات ثبت احوال موظفند برابر نمونه شماره 4 در خواست های تغییر نام، حذف کلمات زائد از نام و اصلاح غلط های املایی متقاضیان را اخذ نمایند.
2- چناچه محل صدور شناسنامه متقاضی اداره دیگری باشد عین در خواست جهت رسیدگی به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه ارسال خواهد شد.
3- چنانچه نام متقاضی که در خواست تغییر ، حذف کلمه زائد و یا اصلاح آن را از حیث غلط املایی شده است، از زمره نام های تغییر یافته ، فهرست کلمات زائد و فهرست غلط های املایی، ضمائم این دستورالعمل باشد، موضوع رأساً در هیئت حل اختلاف اداره ذیربط مطرح و بااشاره به شماره ردیف فهرست مربوط به آن، اتخاذ تصمیم خواهد شد و در غیر این صورت پس از تطبیق در خواست با مفاد دستورالعمل از طریق اداره کل استان متبوع برابر نمونه شماره 5 جهت اخذ نظریه به اداره کل امور سجلی و پژوهش ارسال خواهد شد.
4- ادارات ثبت احوال مکلفند در پایان هر ماه فهرست کلیه نام های تغییر یافته را به اداره کل ثبت احوال استان ارسال تا پس از بررسی طی نمونه شماره 6 در دو نسخه به اداره کل امور سجلی و پژوهش ارسال شود.
5- دستورالعمل شماره 7443/232 مورخ 16/12/1364 مصوب شورای عالی و کلیه بخشنامه ها، دستورالعمل ها و اطلاعیه های صادره قبلی مغایر با این دستورالعمل، ملغی و بلااثر می باشند.
